Hoe voorkom je dat je uitloopt met presenteren?

“O ja, wat ik ook kwijt wil is het volgende…” Presentaties die te lang duren. Wie kent ze niet? Menig congres of bijeenkomst wordt geteisterd door dit spook. Wat voor indruk en gevoel blijft er bij jou achter als je in het publiek zit en de spreker loopt enorm uit? Ben je zelf altijd op tijd klaar met je presentatie?

De paradox is dat we er allemaal een hekel aan hebben en tegelijkertijd komt het sporadisch voor dat een spreker op tijd of beter nog, voortijdig zijn presentatie eindigt. De meeste sprekers denken van zichzelf dat ze zich altijd aan de tijd houden, terwijl de praktijk anders uitwijst. Hoe bewust ben jij van je spreektijd? Zeg de volgende zin hardop en voel eens na: “Ik zeg altijd bij mijn opening dat ik het kort houd/dat ik om XX.XX uur klaar ben”. (En…?)
Nog afgezien van of je dit werkelijk doet, zou je het ook zo kunnen of durven? Kun jij beloven dat je je aan de tijd houdt?

Waarom is het belangrijk om op tijd te eindigen?
Als je niet op tijd eindigt, geef je namelijk een verkeerd signaal af. De boodschap die je afgeeft is; ‘Publiek jij bent niet belangrijk genoeg om mijn speech aan te passen.’ De focus ligt op jezelf en wat jij kwijt denkt te moeten. Je projecteert je eigen behoefte op anderen terwijl die anderen niet komen voor jouw behoeften! Ze komen luisteren naar jou, maar voor zichzelf!! Ze verwachten dat jij ze iets waardevols kunt vertellen voor een probleem of behoefte die zijzelf hebben.
Je stoot je de luisteraar af, terwijl je juist iets anders beoogt met je speech.

Verder dient het geen enkel doel om maar door en door te gaan.
Zelfs bij de meest inspirerende en entertainende spreker bestaat er een eind aan de concentratie- en opnameboog van zijn publiek.

Je kunt alleen een goede indruk achterlaten als niet alleen je eerste indruk, maar ook je laatste indruk krachtig is. Als je uitloopt is krachtig eindigen bijna niet mogelijk. Het publiek is niet echt meer betrokken en je aanwezigheid sterft een langzame dood onder een flauw applausje.

Het kan ook anders. Wat kun je doen om je wel aan de tijd te houden?

1) Zie je publiek. Van tevoren en tijdens je presentatie. Leef je in; waarvoor komen ze en hoe nemen ze informatie tot zich. Blijf je publiek zien tijdens je presentatie door altijd je ogen, aandacht en woorden tot iemand te richten. Houd zo voeling met je publiek en je merkt dan vanzelf dat het tijd wordt om je verhaal af te ronden

2) Maak bij de voorbereiding van je presentatie gebruik van een systeem waarin je zogenaamde ‘flexibele inhoud’ creëert. Je weet dan wat er minimaal nodig is om je doel te bereiken en waar de zogenaamde ‘flexibele’ inhoud zit. Op het moment dat er tijdnood is en je bent je daar bewust van, dan weet je ook hoe je daar op dat moment mee om kunt gaan. Weet dus van tevoren wat je kunt laten.

3) Zorg dat er een makkelijk zichtbare klok is en creëer gevoel voor tijd. Zelf vind ik een klok ergens boven de hoofden van het publiek, aan de zijkant of aan het eind van de zaal, handig. Ik hoef dan niet op een horloge te kijken en kan mij richten tot de mensen.

Gevoel voor spreektijd krijg je als je tijdens het voorbereiden de tijd opneemt van een deel van je speech. Bijvoorbeeld de opening of een verhaal/anekdote. Gevoel voor tijd van de delen geeft meer houvast dan weten wat de hele speech aan tijd vergt…die richt je immers flexibel in ☺.

4) Realiseer je dat mensen niet komen voor de perfecte en volledige speech, waarin alle argumenten en verhalen op tafel komen.
Onderbouwing van je hoofdboodschap met een verhaal dat raakt, heeft meer impact dan alle denkbare bewijzen uit de praktijk. Beperk dus.

5) Overweeg bij tijdsdruk om geen Vraag- en Antwoordronde te houden. Nodig mensen achteraf uit om naar je toe te komen! Ook een mooie gelegenheid om de mensen die echt geïnteresseerd zijn in jou en je ideeën persoonlijk te ontmoeten. Een V&A ronde als je behoorlijk uitloopt komt ook moeilijk van de grond.

Kortom het draait meer om je toehoorders dan om jou. Ik hoop dat ik hiermee een perspectief biedt om presentaties voor iedereen beter en prettiger te maken.
‘Don’t go for correctness or completeness, go for connection!’

Fijne kerstdagen en een sprekend 2010!
Ook in het nieuwe jaar succes gewenst met jouw stappen om een effectieve en inspirerende spreker te worden.

Je reactie op dit artikel is welkom.



6 reacties op Hoe voorkom je dat je uitloopt met presenteren?

  1. Els Brouwer zegt:

    Dag Lianne,

    Wat een goede tips! Met name je tip over het zorgen voor een flexibele inhoud spreekt me aan. Mijn eerste workshop (paar weken geleden) liep ook nogal uit ;-) Gelukkig bleven de deelnemers erg enthousiast.

    Ik was eerst heel erg gefocust was op het uberhaupt geven van de workshop. Dat ik dat zomaar deed! Nu ik het (al) 2x (!) gedaan heb, komt er als vanzelf nog meer focus voor de relatie met het publiek en de inhoud. En kan ik me vast ook beter aan de tijd houden.

    groet, Els Brouwer

  2. Hoi Lianne,

    Wat een goed artikel! Je slaat de spijker precies op zijn kop door erop te wijzen dat je, als je uitloopt, de focus bij jezelf hebt liggen. En niet bij je publiek. Dat is iets wat sprekers soms weleens vergeten…

    Mooie, praktische tips ook weer om binnen de tijd te blijven. Dank je wel!

    hartelijke groet, Brigitte

  3. Wil van de Ven zegt:

    Hallo Lianne en alle andere lezers,

    Hier mijn reactie,

    Wat mij betreft zit ‘t ‘m in de staart van het artikel, waarin je in het engels zegt dat het contact belangrijker is dan de feiten en de volledigheid! Contact met je publiek, teamgenoten, een enkele gesprekspartner, je familie of je gezin maakt niet uit.

    Hoe voorkom je dat je uitloopt met je presentatie? Is de titel en de vraag van dit artikel. Dat doe je door op voorhand, maar ook tijdens de presentatie zo goed mogelijk op elkaar afstemmen van de elementen (beschikbare tijd, de boodschap zelf en het publiek).

    Vooropgesteld dat de beschikbare tijd vast staat en het publiek aanwezig is, hoef je alleen aan de boodschap te sleutelen (rekken danwel het hoogstnodige vertellen). Zeg je dat je de boodschap ondergeschikt moet beschouwen aan het publiek? Heb ik het dan goed begrepen?

    met hartelijke groeten,

    Wil van de Ven

    • Dank voor jullie reacties op mijn artikel! Daar ben ik heel blij mee.

      @Els; leren presenteren is een proces. Natuurlijk staat die fase voorop waarin je je nu begeeft. Fantastisch dat je nu al twee workshops hebt gehouden, terwijl dat voorheen ondenkbaar zou zijn! Eenmaal een fase voorbij (zoals bijvoorbeeld minder angst hebben om voor een groep te staan) en mensen ontdekken dat ze nieuwe leerwensen krijgen of vanzelf in nieuwe leermomenten stappen. Met Relational Presence dat je bij mij op de ééndaagse leerde, ben je inderdaad in staat om ‘als vanzelf’ die nieuwe leermomenten te pakken. Je bent een fantastisch voorbeeld van dat zelflerend effect. Fijn dat je dat deelt op mijn blog!

      @Brigitte; dank voor je compliment :-)

      @Wil; Inderdaad afstemming is KING! Je hebt het goed begrepen; In pincipe gaat mi relatie vóór inhoud. Zonder een relatie (afstemming) met de ander heeft je boodschap minder effect; je gehoor moet er klaar voor zijn om je boodschap te kunnen en willen ontvangen.
      Met het sleutelen aan je boodschap, bedoel ik dat je je hoofdboodschap (de kern) in tact laat, maar de onderbouwing van je hoofdboodschap (met argumenten, verhalen, plaatjes, vragen) flexibel houdt. Fijn voor mij om te lezen dat mijn artikel zo grondig gelezen wordt!

  4. Wil van de Ven zegt:

    Hallo Lianne,

    Wat leuk jouw reactie, dat doet mij goed. Dit medium (weblog) ervaar ik wel als een podium met een groot (warm) publiek! In eerste instantie was ik nerveus over wat mijn reactie teweeg zou kunnen brengen. Ik heb nog nooit eerder van een dergelijk platform of medium gebruik gemaakt.

    Je doet me beseffen dat ik een leermoment (obstakel) ervaar. Ik loop nu tegen het besef aan dat ik zelf weleens teveel met feiten en volledigheid bezig zou kunnen zijn. En daardoor niet eens besef dat er op zo’n moment geen contact is met mijn toehoorder(s) waardoor mijn boodschap niet aankomt.

    Ligt het aan het feit dat ik man ben? Wel de feiten en argumenten ken (die ik bij voorkeur schriftelijk communiceer en op een rijtje zet)! Ik ben wel instaat om contact te maken , ligt het dan aan de boodschap zelf?

    Het afgelopen jaar, nou nee zelfs vorige week pas heb ik de eerste stappen gezet om te gaan voor het contact. Het heeft mij ontzettende moeite gekost om mijn boodschap en zeker de feiten opzij te zetten.
    Als alles goed verloopt komt er een positieve doorbraak. Ik heb daar wel een goed gevoel over!

    Ik ga voor een sprekend 2010, schriftelijk ken ik al. De eerste stappen (één op één gesprekken) heb ik al gezet!

    Dank jullie (vooral Lianne) allemaal voor het gebruik mogen maken van dit medium. Het geeft me vertrouwen om in de toekomst (misschien binnenkort) eens werkelijk op een podium te gaan staan!

    Hartelijke groet

    Wil van de Ven